Od 1 kwietnia przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń – informuje Poczta Polska w komunikacie. Aby korzystać z systemu e-Doręczeń, należy założyć adres do e-Doręczeń. W tym celu trzeba wysłać wniosek z Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl i można go podpisać elektronicznie. Następnie należy aktywować adres, który automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych. Kolejny krok to aktywacja skrzynki do e-Doręczeń, do czego instrukcję Poczta Polska będzie wysyłać e-mailowo. Jest tylko jeden problem – jedynie kilkadziesiąt proc. spółek jest gotowa do wprowadzenia systemu e-Doręczeń – wynika z badania EY.

Posiadając adres do e-doręczeń, przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję (równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru) z innymi podmiotami korzystającymi z systemu. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę Poczty Polskiej „e-Polecony”. W odróżnieniu e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną.

Od 1 stycznia tego roku system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Część z nim mierzyło się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, które już są w systemie, pobieraniem załączników, czy brakiem niektórych elementów w wiadomościach, co potwierdziło Ministerstwo Cyfryzacji. Pod koniec lutego Poczta Polska zadeklarowała, że jest gotowa na rozszerzenie obowiązku e-Doręczeń od 1 kwietnia – tego dnia do systemu dołączy kilkaset tysięcy nowych użytkowników.
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.

Przedsiębiorstwa nie spieszą się z e-doręczeniami

Niestety, wiele firm nie jest jeszcze gotowych na te zmiany, a skala problemu jest widoczna – obecnie jedynie kilkadziesiąt procent spółek wykonało ten obowiązek – informuje najnowsza ocena EY, firmy doradczej i konsultingowej.

Znaczna część podmiotów wyszła z założenia, że wdrożenie e-Doręczeń można opóźnić z uwagi na brak sankcji za niedochowanie ustawowego terminu. Powód? Część przedsiębiorców znalazła furtkę w systemie – ustawodawca przewidział możliwość doręczenia w formie hybrydowej, tj. wydrukowania korespondencji przesłanej elektronicznie i przekazania jej drogą tradycyjną przez Pocztę Polską. Podmioty powinny jednak wskazać, że korespondencja doręczana zastępczo w formie przesyłki papierowej nie ma waloru oryginału, a jedynie jest odpisem dokumentu przesłanego elektronicznie i może nie być akceptowana np. przez notariuszy lub banki.

Eksperci zwracają uwagę, że proces przygotowania firmy do e-Doręczeń wiąże się „z wieloma wyzwaniami i ryzykami”. Wśród firm często brakuje również świadomości, że korespondencja elektroniczna może zawierać poufne informacje dotyczące pracowników lub działalności firmy, w tym np. tajemnice przedsiębiorstwa. W większości spółek dostęp do skrzynek nadano wielu osobom – chociażby z działu HR, prawnego i księgowości – co stwarza ryzyko naruszenia poufności i dostępu do informacji przez osoby nieuprawnione.

Na początku marca Poczta Polska informowała, że w systemie e-Doręczeń tylko elektronicznie (PURDE) nadano i odebrano ponad milion z 8,5 mln przesyłek. Reszta, czyli ok. 7,5 mln druków została wysłana za pomocą PUH, czyli systemu hybrydowego. Spośród ponad miliona nadanych i odebranych w pełni online cyfrowych listów poleconych (PURDE) 78 proc. nadały między sobą podmioty publiczne.